Bersahabat dengan Deadline? Lakukan 5 Tips ini untuk Tetap Produktif dalam Waktu yang Terbatas

Hai, Miks!

Apakah Anda sering merasa bersalah karena dikejar-kejar deadline alias tenggat waktu? Ataukah Anda justru sengaja menyelesaikan pekerjaan mendekati tenggat waktunya guna mendapatkan hasil terbaik? Well, Miks, sebetulnya dikejar tenggat waktu tidaklah harus selalu berarti hal yang buruk, juga tidak perlu ditakuti. Keadaan ini tercipta tidak selalu terjadi karena Anda malas atau tidak disiplin.

Kadangkala seseorang dapat terjebak deadline karena terjadi sesuatu hal di luar rencana yang sifatnya force majeure seperti sakit atau rumah kebanjiran sehingga hal-hal yang sudah direncanakan terpaksa tergeser dari jadwal. Tenggat waktu dapat pula terjadi jika terdapat pekerjaan mendadak yang sifatnya penting dan mendesak dan berdampak luas untuk organisasi. Tidak dapat dimungkiri, hal-hal tersebut dapat memunculkan tantangan tenggat waktu secara alamiah.

Uniknya lagi, Miks, adakalanya tenggat ini bisa menjadi instrumen kerja yang berguna. Untuk orang-orang tertentu, menunda pekerjaan mendekati target penyelesaian bahkan justru memicu adrenalin, membangkitkan kreativitas dan berujung pada peningkatan kualitas pekerjaannya.

Tipe orang seperti ini menikmati kemunculan eustress, yaitu reaksi positif pada stres yang dapat mendongkrak hasrat seorang individu untuk mencari dan menghadapi tantangan. Ingin bersahabat dengan tenggat waktu? Simak 5 cara menyikapinya dengan bijak agar tenggat waktu tidak menyurutkan profesionalitas.

Atur Ulang Jadwal dan Lakukan Prioritasi

Cermati kembali seluruh kegiatan yang sudah terjadwal, termasuk kegiatan yang melibatkan orang lain, misalnya undangan menonton pentas tari anak atau janji temu dengan dokter gigi. Jangan enggan untuk mengatur ulang jadwal apabila terjadi bentrok, lalu komunikasikan dengan orang-orang yang terlibat.

Jika tenggat waktu sudah di ambang pintu, prioritaskan hal-hal yang penting dan mendesak lebih dulu, lanjutkan dengan hal yang penting, tetapi tidak mendesak, baru bergerak ke hal-hal lainnya yang kurang penting dan tidak mendesak.

Pasang Target yang Realistis

Cermati proses pekerjaan dan sumber daya yang diperlukan lalu perkirakan jangka waktu penyelesaiannya. Anda dapat membuat ‘tenggat waktu bayangan’ beberapa saat sebelum batas waktu yang sesungguhnya tiba. Hal tersebut untuk memastikan bahwa Anda masih memiliki waktu untuk me-review kembali sekiranya terdapat hal-hal yang harus dikoreksi dalam hasil pekerjaan.

Segera Memulai

Beberapa orang menunda pekerjaan karena mereka memerlukan waktu yang lebih lama di tahap perancangan, pengumpulan bahan atau sumber daya ataupun melakukan riset. Jika Anda termasuk penganut tipe ini, jangan ragu untuk memulai lebih awal, ya.

Mencari literatur bagi tulisan, mengonsep outline laporan, membuat urutan tata saji presentasi, membuat sketsa lukisan, menggambar desain atau pola baju, bisa menjadi aktivitas pemanasan sebelum Anda bisa sepenuhnya bergerak menyelesaikan produk secara keseluruhan. Aktivitas pendahuluan ini akan menumbuhkan kelekatan pada proyek bertenggat waktu yang menjadi tugas Anda sekaligus memotivasi untuk segera menyelesaikannya.

Jaga Fokus dan Jauhi Distraksi

Saat waktunya tiba untuk mulai mengerjakan, jaga agar Anda tetap berfokus pada tugas atau proyek yang sudah dekat tenggat waktunya. Sedapat mungkin jauhi distraksi, ya, Miks. Pangggilan telepon, bunyi pesan dari media sosial, teman yang mengajak mengobrol harus dihindari.

Kadang-kadang menyepi di meja perpustakaan atau sudut ruang rapat yang tidak terpakai bisa berguna untuk menjaga fokus. Ingat, ya, Miks, Anda perlu waktu 15 menit untuk kembali fokus jika perhatian sempat teralih. Dalam kondisi kritis menjelang tenggatnya, waktu sangat berharga dan sebaiknya Anda menghematnya.

Belajar Mengatakan Tidak

Jika pekerjaan yang harus diselesaikan dengan waktu terbatas sudah menumpuk, ingatlah untuk tidak menambah lagi pekerjaan baru. Anda dapat menolak dengan halus permintaan tolong teman atau penugasan baru dari atasan jika dirasa tidak memungkinkan untuk mengerjakannya dalam waktu dekat, apalagi jika tidak berhubungan langsung dengan tugas dan tanggung jawab Anda.

Jangan berusaha menyenangkan semua orang, tetapi akhirnya malah mengorbankan diri sendiri, ya, Miks. Jangan takut mengatakan tidak, karena memang hal itu diperlukan pada situasi ini. Selama dikomunikasikan dengan sopan dan disertai alasan yang jelas, rasanya penolakan itu tidak akan menjadi masalah besar. Lebih baik jujur dan bersikap rasional daripada mengecewakan orang lain karena komitmen tidak ditepati.

 

Dengan 5 tips jitu ini, tidak perlu takut atau khawatir berlebihan pada tenggat waktu, ya Miks. Yuk, kita perbaiki respon kita sehingga bisa produktif dalam periode waktu yang sempit dan terbatas tanpa dikejar deadline lagi. Selamat mencoba!

Related Posts

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.